Word jij de sparringpartner van je leidinggevende?

“Waarom heb je dat niet eerder gezegd?”

Ai.

Je leidinggevende kijkt je aan. Jij hebt net verteld dat die vergadering op donderdag volgens jou helemaal niet handig is. Drie mensen kunnen niet, er moet voor woensdag nog informatie van Finance komen en bovendien weet je dat Piet donderdag altijd op een andere locatie werkt.

Dat wist je eigenlijk vorige week ook al. Alleen had je niks gezegd. Waarom niet? “Nou ja, hij zal er wel over nagedacht hebben.” Herkenbaar? Tijdens trainingen hoor ik dit soort opmerkingen regelmatig. Secretaresses zien van alles, horen van alles en weten vaak precies waar iets mis dreigt te gaan.

Maar hun mening geven? Ho maar. “Ik weet niet of dat mijn plek is.” En vervolgens los je op donderdag natuurlijk wel alle ellende op. Want ja, dát is dan blijkbaar weer wél jouw plek. Best bijzonder eigenlijk.

Jij ziet meer dan je denkt

Als secretaresse zit je op een bijzondere plek in een organisatie. Je spreekt je leidinggevende, collega’s, klanten en andere afdelingen. Je beheert de agenda, leest mails, zit bij vergaderingen en hoort tussendoor ook nog van alles bij het koffieapparaat. Je hebt dus behoorlijk veel informatie. Waarschijnlijk veel meer dan je zelf beseft.

Stel dat je leidinggevende zegt: “Plan volgende week maar een overleg met het hele managementteam.” Wat doe jij dan? Je opent de agenda’s en gaat puzzelen tot je ergens acht mensen tegelijk vrij hebt. Of denk je ook: Waarom moet dit overleg eigenlijk volgende week plaatsvinden? Wie moet er echt bij zijn? Wat moet er na dat overleg duidelijk zijn? En heeft iedereen voor die tijd wel de informatie die nodig is?

Die eerste aanpak kennen we wel. Passen, meten, schuiven, zuchten, nog een keer schuiven en uiteindelijk triomfantelijk een gaatje vinden op dinsdag van 8.00 tot 8.30 uur. Gelukt! Maar heb je dan goed ondersteund? Hmm. Misschien wel. Misschien ook niet.

Van uitvoeren naar meedenken

Het secretaressevak verandert. Dat schreef ik jaren geleden al en inmiddels hoef ik je waarschijnlijk niet meer uit te leggen dat een deel van het uitvoerende werk steeds makkelijker digitaal kan. Een afspraak plannen? Dat kan een manager tegenwoordig prima zelf. Een tekst laten samenvatten kan met AI. Een standaardmail is zo gemaakt.

Betekent dit dat jij niet meer nodig bent? Nee. Maar het betekent wel dat je meerwaarde ergens anders komt te liggen. Niet alleen doen wat gevraagd wordt, maar nadenken over wát er gevraagd wordt. En daar zit volgens mij het verschil.

Een leidinggevende zegt: “Zet vrijdag maar een uur in mijn agenda voor dit gesprek.” Jij kunt dat doen. Je kunt ook zeggen: “Prima. Alleen je hebt vrijdag daarvoor een overleg aan de andere kant van het land. Is maandag misschien handiger?” Zie je het verschil? Je plant niet alleen een afspraak. Je denkt mee. En dat is precies waar jouw meerwaarde zit.

Maar straks vindt hij me lastig

En dan komen we volgens mij bij het echte probleem. Want ik geloof niet dat secretaresses niet kunnen meedenken. Ik denk dat heel veel secretaresses het allang doen. Alleen vaak in hun hoofd. “Dat gaat nooit lukken.” “Volgens mij vergeten ze afdeling X.” “Waarom doen we dit eigenlijk iedere maand zo?” “Volgens mij kan dit veel makkelijker.”

En wat zeg je vervolgens? “Is goed, ik regel het.” Waarom? Omdat je niet lastig wilt zijn. Omdat je leidinggevende het druk heeft. Omdat je denkt dat hij er vast een reden voor heeft. Of omdat je vindt dat jij niet genoeg van het onderwerp weet om er iets van te zeggen.

Dat laatste hoor ik ook vaak. “Maar Heleen, ik weet toch helemaal niet genoeg van dit onderwerp?” Hoeft ook niet. Je hoeft niet opeens op de stoel van je directeur te gaan zitten. Graag niet zelfs. Die zit daar waarschijnlijk prima. Je mag wel een vraag stellen.

Een goede vraag is ook meedenken

Sparringpartner van je leidinggevende zijn betekent voor mij niet dat je bij ieder onderwerp onmiddellijk een briljant advies uit je mouw schudt. Hoe vermoeiend zou dat zijn. Het betekent dat je nadenkt, vragen stelt, verbanden ziet en af en toe zegt wat jou opvalt.

“Waarom doen we dit eigenlijk zo?” “Wat wil je met dit overleg bereiken?” “Als we hiervoor kiezen, wat betekent dat dan voor de planning?” “Heb je er rekening mee gehouden dat…?”

Dat zijn geen spectaculaire vragen. Maar ze kunnen wel voorkomen dat er een besluit wordt genomen waar drie dagen later niemand meer blij mee is. En jij kunt die vragen juist stellen omdat jij vaak met één been bij je leidinggevende staat en met het andere midden in de organisatie. Je hoort wat er speelt. Gebruik dat dan ook.

Je wordt niet vanzelf een sparringpartner

Hier zit nog wel een dingetje. Als jij jarenlang alles hebt uitgevoerd zonder ooit een vraag te stellen en morgen opeens bij ieder verzoek zegt: “Wat is precies je strategische doel hiermee?”, dan kijkt je manager waarschijnlijk ook even raar. Ik zou dat rustig opbouwen. Begin eens met één vraag. Of geef één keer je mening als je ergens echt iets in ziet.

“Mag ik even met je meedenken?”

Dat vind ik trouwens een heerlijke zin. Je dringt niks op. Je neemt niks over. Je vraagt gewoon ruimte om je gedachte te delen. En kijk vervolgens wat er gebeurt. Misschien zegt je manager: “Graag.” Misschien zegt hij: “Nee hoor, ik heb hier al over nagedacht.” Ook goed. Je hoeft niet iedere wedstrijd te winnen. Je was niet eens aan het wedstrijdje doen.

Wacht niet tot iemand het aan je vraagt

Wat ik je vooral wil meegeven: wacht niet totdat je leidinggevende op een ochtend binnenkomt en zegt: “Zo. Vanaf vandaag ben jij mijn strategisch sparringpartner.” Die kans lijkt me vrij klein. Je groeit in die rol door hem te pakken. Door niet alleen te horen wat iemand vraagt, maar ook na te denken waarom hij het vraagt. Door af en toe uit de actiestand te komen. Door je mond open te doen als jij iets ziet wat belangrijk kan zijn.

En ja, dat is soms spannend. Maar bedenk de volgende keer dat jij denkt: “Ik weet niet of het mijn plek is om daar iets van te zeggen.” Wat gebeurt er als je niets zegt? Misschien hoor je een week later: “Waarom heb je dat eigenlijk niet eerder gezegd?” Tja. Omdat je niet lastig wilde zijn. Zonde toch?

 

Weet je dat we in de 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse hier verder op ingaan? Een unieke cursus waarbij zowel aan je vaardigheden als aan je persoonlijke ontwikkeling werkt.