Waarom zeg je als secretaresse zo snel ja?

“Heleen, ik zeg eigenlijk altijd meteen ja.”

Ze zei het heel achteloos tijdens een training. Alsof ze vertelde dat ze haar koffie zwart drinkt. Niks bijzonders. Er wordt iets gevraagd en je zegt ja. Zo werkt dat toch een beetje als secretaresse?

En de rest van de groep herkende het meteen. “Ja hoor, doe ik wel.” “Komt goed.” “Ik pak het meteen op.” Soms heb je volgens mij al ja gezegd voordat je überhaupt goed hebt gehoord wat iemand vraagt.

Een collega staat naast je bureau. Of je even iets kunt uitzoeken. Natuurlijk. Je manager stuurt een mail met een vraag. Je stopt waar je mee bezig bent. En als iemand aan het eind van de middag vraagt of jij nog iets kunt regelen voor morgen, hoor je jezelf alweer zeggen: “Ja hoor.”

Terwijl je ondertussen naar dat document kijkt dat je vanmorgen al wilde afmaken. Ai. Want dat ligt er nog steeds.

Nee zeggen als secretaresse voelt helemaal niet zo simpel

Ik vroeg tijdens die training waarom ze eigenlijk zo snel ja zei. Daar moest ze even over nadenken. Niet omdat ze op alles zat te wachten. Ook niet omdat ze tijd over had. Integendeel.

“Ja, ik ben er toch om te ondersteunen?” Ja, en? Betekent dat dat je altijd direct beschikbaar moet zijn?

Ik zie het vaak bij secretaresses. Ze bewaken de agenda van hun manager alsof hun leven ervan afhangt. Een afspraak van een uur past niet meer? Dan past hij niet. “Nee, dinsdag lukt niet. Donderdag om 10.00 uur kan wel.” Geen probleem.

Maar zet twee uur in je eigen agenda om rustig iets uit te werken en er komt iemand langs met: “Heb je heel even?” Weg twee uur.

Blijkbaar vinden we de tijd van een ander soms belangrijker dan onze eigen tijd. En ik weet niet of we dat bewust doen. Volgens mij gebeurt het vooral heel vaak zonder dat we erover nadenken.

Je eigen werk kan blijkbaar altijd wachten

Dat vind ik misschien nog wel het gekste.

Je zorgt dat anderen hun afspraken halen. Je herinnert iemand aan een deadline. Je regelt dat stukken op tijd klaarstaan en houdt in de gaten wie nog moet reageren. Je bent de hele dag bezig om te zorgen dat anderen verder kunnen.

En je eigen werk? Dat schuift wel even. Tot je om 16.47 uur denkt: o ja, die notulen. Of dat overzicht. Of die mail die je vandaag echt wilde versturen. En vervolgens blijf je nog even zitten omdat je anders morgen alweer achterloopt.

Dan lijkt het alsof je te veel werk hebt. Dat kan natuurlijk ook zo zijn. Maar wat als het probleem ergens anders zit? Dat alles wat tussendoor komt automatisch voorrang krijgt op wat jij zelf had gepland? Dat is wel iets anders.

Wat gebeurt er als je niet meteen antwoord geeft?

Misschien denk je nu: ja leuk Heleen, maar ik kan toch niet overal nee op zeggen? Nee. Dat lijkt me ook niet zo handig. 😊 Maar er zit nog behoorlijk wat ruimte tussen overal ja op zeggen en overal nee op zeggen.

Je zou bijvoorbeeld eerst eens kunnen vragen: “Wanneer heb je het nodig?” Dat ene zinnetje kan al een wereld van verschil maken. Want even blijkt soms helemaal niet nu te hoeven.

Of: “Ik maak dit eerst af en daarna kijk ik ernaar.” Ook spannend. Want wat denkt die ander dan? Vindt je manager je niet behulpzaam? Denkt je collega dat je moeilijk doet? Misschien. Maar misschien ook helemaal niet. Misschien zegt diegene gewoon: “Prima.” En heb jij jezelf een hoop gedoe bespaard.

Behulpzaam zijn betekent niet dat alles voorrang krijgt

Volgens mij verwarren we behulpzaam zijn soms met direct reageren. Alsof je pas een goede secretaresse bent als iedereen altijd bij je terechtkan en jij onmiddellijk in beweging komt. Maar ik vraag me af of je daar uiteindelijk iemand mee helpt. Zeker als je daardoor zelf steeds achter de feiten aanloopt.

Nee zeggen als secretaresse hoeft daarom niet eens letterlijk “nee” te betekenen. Het kan ook betekenen dat je niet automatisch reageert. Dat je eerst nadenkt: moet dit nu? Moet ík dit doen? En wat gebeurt er met het werk waar ik nu mee bezig ben als ik dit oppak? Dat is niet minder dienstverlenend. Misschien is dat juist slimmer ondersteunen.

Dus de volgende keer dat iemand naast je bureau staat met de woorden: “Heb je heel even?” Kijk eens wat er gebeurt als je niet automatisch “ja hoor” zegt. Al is het maar twee seconden.

Ik ben benieuwd. 😊

Weet je dat dit precies een van de onderwerpen is waar we tijdens de 7-daagse De SuperSlimme Secretaresse mee aan de slag gaan? Niet alleen harder werken of nóg meer weten, maar je plek innemen, meedenken en meer invloed krijgen in je rol.