Ben jij voortaan de verkopers te slim af?

Blog - toon berichten over:
Beste opleider

Ben jij voortaan de verkopers te slim af?

Hoe verkopers de assertieve secretaresse proberen te omzeilen.

Verkopers proberen op allerlei manieren de secretaresse te paaien om toch haar manager te spreken te krijgen. Ben jij gevoelig voor hun mooie woorden? Hieronder volgt een interessant artikel hoe verkopers alles uit de kast halen. Lees dit artikel en je bent de verkopers voortaan te slim af.

Koude acquisitie is voor veel salesmensen hun grootste nachtmerrie. Vooral ook vanwege die vaak aanwezige ‘assertieve’ secretaresse, die ze weerhoudt van hun doel: de prospect aan de lijn krijgen. 

Hoe daar mee om te gaan, wat wel en wat niet te zeggen tegen deze gatekeeper?

Gatekeeper
Wanneer je als verkoper een product of dienst aanbiedt, waarvoor je ´hoog in de boom´ een afspraak wilt zien te krijgen bij een prospect, zul je vaak geconfronteerd worden met een secretaresse die weet hoe ze moet omgaan met verkopers. Ze zal er alles aan doen om je niet zomaar door te verbinden met haar baas; zij wil ALLES weten voordat ze besluit of de baas hiervoor tijd vrij wil maken. je kent haar typische vragen wel:

  • Waar gaat het precies over?
  • Waar wil je hem/haar over spreken?
  • Is dit een acquisitiegesprek?
  • Etc.

Daarnaast zal ze proberen of er niet een medewerker van de manager is die je zou kunnen helpen, of dat ze eventueel zelf je verder helpt. Mocht dat allemaal niet naar haar zin gaan, dan trekt ze haar trukendoos open en zal allerlei bezwaren opwerpen:

  • Meneer X is vandaag en de rest van de week erg druk…
  • Kun je over 3 weken even terugbellen?
  • Kun je haar eerst even documentatie sturen, dan bellen wij je wel wanneer het interessant is.
  • Etc.

Hoe pak je dit nu aan als professionele verkoper, die niets anders wil dan een afspraak met de baas maken…

Checken
Allereerst zul je moeten checken of je inderdaad een assertieve secretaresse aan de lijn hebt, of een secretaresse van de categorie ‘mak schaap’.  Dat kun je simpel te weten komen door de reactie op uw vraag: je spreekt met ABC, mag ik de heer XYZ van u? Hoe minder informatie je op dit punt in het gesprek geeft, hoe beter.
Je kunt hier ook proberen door op dit punt de voornaam (indien bekend) van de prospect te hanteren, waardoor het ‘makke schaap’ zich waarschijnlijk laat inpakken en denkt dat jullie elkaar al kennen. Wanneer er direct na je vraag een wedervraag komt, zoals boven beschreven, dan weet je dat je waarschijnlijk een assertieve secretaresse aan de lijn hebt en zul je plan B uit de kast dienen te halen.

Strategieën
je kunt een aantal verschillende strategieën hanteren om de assertieve secretaresse ‘voorbij’ te komen, c.q. de kans te maximaliseren dat je de prospect aan de lijn krijgt.

1. Slijmen
Door de secretaresse te bombarderen met complimenten en haar te paaien, is de kans groter dat ze wat voor je wil doen. Overdrijf het niet, leg het er niet te dik bovenop, maar de volgende vragen kun je gerust eens proberen:

Ben je de personal assistant van meneer X?
Dan weet je waarschijnlijk ook goed wat er wel en niet speelt binnen de organisatie?
Beheer je ook zijn agenda en heb je inzicht in zijn afspraken?
Ik kan me voorstellen dat je zijn steun en toeverlaat bent als het gaat om het maken van afspraken.
Je bent wel een volhouder, volgens mij gaat je dit werk erg goed af.

2. Eigen secretaresse
Door iemand van jouw eigen bedrijf (een vrouwelijke collega) te vragen om namens jou afspraken te maken bij prospects en assertieve secretaresses daarmee te omzeilen, werkt vaak heel goed. Jouw collega presenteert zich als jouw secretaresse die een andere secretaresse vraagt om even de afspraak in te plannen tussen de prospect en jouzelf. Zorg er dan wel voor dat je je functietitel wat oppoetst. salesman/vrouw wordt dan bijvoorbeeld account-executive of business-developmentmanager.

Wanneer een assertieve secretaresse een andere (assertieve) secretaresse aan de lijn krijgt, zal ze denken dat je minstens zo belangrijk bent als de prospect zelf, want anders had je namelijk geen eigen secretaresse en dus is het een afspraak die de moeite waard zal zijn.

3. Hulp vragen
Het werkt bij de assertieve secretaresse prima wanneer je haar om hulp vraagt; zij heeft vaak een dienstverlenende instelling en daar een appèl op doen, werkt goed. Je kunt haar bijvoorbeeld vragen: Misschien zou je mij verder kunnen helpen; ik zou graag een afspraak maken met meneer Y, maar weet niet precies hoe dat in zijn werk gaat bij jouw organisatie. Wat kun je mij als meneer X’s personal assistant adviseren?

4. Zij regelt het
Wanneer je in staat bent om de assertieve secretaresse uw werk te laten doen, is het regelmatig ‘kat in het bakkie’. Geef haar aan waarvoor je belt (zie punt 5 hieronder) en vraag haar of zij met meneer X zou willen overleggen of daarvoor een afspraak gemaakt kan worden. Vraag haar of het zou helpen als je haar een mailtje stuurt met een nadere toelichting over het onderwerp van gesprek en waarom dat voor meneer X relevant is. De kans dat zij daar ‘nee’ op zegt is minimaal…
Het zorgt ervoor dat jouw boodschap op precies de juiste manier bij meneer X terecht komt. Zij zal namelijk de mail aan meneer X doorsturen dan wel met hem doornemen en er is dus geen ‘ruis’ in de vorm van een ‘vertaling’ door de secretaresse, tussen jou en de prospect.

Vervolgens bel je de secretaresse terug op een eerder afgesproken moment, om te vernemen wat de reactie van meneer X is geweest op jouw verzoek om een afspraak.

5. A pitch for the bitch
Zodra je in de gaten hebt dat je een assertieve secretaresse aan de lijn hebt die vragen stelt als ‘waar gaat het precies over’, zul je een pitch voor haar klaar moeten hebben. Deze pitch is eigenlijk een verkorte weergave van de elevator-pitch die je bij de betreffende prospect zelf zou hanteren. Probeer haar niet te overbluffen met vaktaal of anderszins, maar maak haar duidelijk welke pijn/issues je tegenkomt in de markt, dat je benieuwd bent hoe de organisatie daar mee omgaat en je graag meneer X daarover zou willen spreken. Dit type secretaresse weet donders goed wat er allemaal omgaat in het bedrijf en kan inschatten of meneer X dat ook een interessant onderwerp vindt.

6. Geduld
Het wil helaas niet altijd direct de eerste keer lukken om de prospect aan de lijn te krijgen, niet in de laatste plaats vanwege de assertiviteit van de secretaresse. Laat echter niet direct de moed in de schoenen zinken. Door in de loop der tijd meerdere malen te proberen je prospect te spreken te krijgen EN je hebt de secretaresse telkens keurig netjes behandeld, zal zij op enig moment een vervelend gevoel krijgen over haar constante ‘afhouden’. Vroeg of laat zal ze dan toch een keer overstag gaan en je met je prospect doorverbinden, onder het mom: Het is zo’n aardige man/vrouw en hij/zij heeft al X keer gebeld, ze wil je graag even spreken over ABC. Hier is hij/zij.

Trucs
Behalve strategieën zijn er ook een aantal trucs te verzinnen die soms wel eens willen werken om de assertieve secretaresse voorbij te komen om zelfs geheel niet tegen te komen.

1. Mobiel geprobeerd
Wat soms wel eens werkt, is tegen de secretaresse te zeggen dat je meneer X net op zijn mobiel hebt proberen te bereiken, maar dat hij niet opneemt. Is hij wellicht bij jou bereikbaar?

2. Afwezig?
Een wat flauwe, maar soms wel goed werkende vraag om de sfeer te beïnvloeden is deze: je maakt het me wel lastig hè… Wanneer ben je precies afwezig? Dat moet je natuurlijk wel doen met een (hoorbare) glimlach op je gezicht.

3. Ander nummer proberen
Indien je bij een assertieve secretaresse uitkomt waar je niet voorbij kunt komen, is het een idee om een ander nummer te bellen binnen dat bedrijf. Verander het laatste cijfer door een willekeurig ander cijfer en probeer het daar. Goede kans dat je bij een collega uitkomt die zonder veel problemen je intern zal doorverbinden met de betreffende manager. Mocht je dan toch opnieuw bij dezelfde secretaresse uitkomen, dan kun je altijd ophangen zonder je bekend te maken.

4. Kort vraagje
Een tip die ook goed blijkt te werken, aldus iemand die dat vaak toepaste, is te zeggen: Ik heb even een kort zakelijk vraagje aan meneer X. Hij werd wonderwel vaak direct doorverbonden. Wanneer zij dan toch doorvraagt, kun je zeggen: Dat wil ik je met alle plezier uitleggen, maar dat kost me meer tijd dan meneer X even de vraag stellen, dus als je het niet erg vindt…

5. Referentie
Indien je een andere naam hebt binnen dezelfde organisatie, op min of meer hetzelfde niveau, dan kun je dit gebruiken als kapstok: Ik heb mevrouw Y’s naam doorgekregen van meneer A. Die zei dat ik het beste haar kon benaderen voor dit onderwerp; is zij aanwezig?

Conclusie
Net zoals er bij koude acquisitie in algemene zin geen ‘toverformule’ is om ergens binnen te komen, is er dat ook niet voor het omgaan met assertieve secretaresses. Er zijn echter wel degelijk meer en minder succesvolle manieren om met haar om te gaan. Belangrijkste les is deze secretaresse te behandelen als een mens van vlees en bloed; haar te waarderen om wie ze is en waar nodig een ‘veer’ te geven

Sluit Menu