“Door ChatGPT was ik veel sneller klaar.”
“Mooi toch?” “Ja, zeker. Alleen had ik daarna tijd over.” “En wat heb je toen gedaan?” “Mijn mail bijgewerkt.” Natuurlijk. 😊
Want wat doe je anders als secretaresse wanneer je tijd over hebt? Er ligt altijd nog wel iets. Een mailbox die leger kan. Een overzicht dat bijgewerkt moet worden. Een collega die nog op antwoord wacht. Een afspraak die alvast ingepland kan worden. Werk genoeg. Maar wacht eens even. Je wilde toch tijd besparen met AI? Niet om daarna in die gewonnen tijd nóg meer van hetzelfde werk te doen, lijkt me.
Je wilt toch meer dan alleen sneller werken?
Ik hoor secretaresses vaak zeggen dat hun rol verandert. “Ik wil meer meedenken.” “Ik wil meer als sparringpartner gezien worden.” “Ik wil weten wat er speelt, zodat ik mijn manager beter kan ondersteunen.” Prima. Wanneer ga je dat doen? Want meedenken kost tijd. Weten wat er speelt kost tijd. Een goede sparringpartner worden lukt ook niet ergens tussen twee mails en een Teamsbericht door.
En nu geeft AI je ineens een stukje van die tijd cadeau. Wat doe je ermee? Je werkt je mailbox bij. Tja. Hoe wil je dan ooit uit die uitvoerende rol komen?
Tijd besparen met AI is niet hetzelfde als meer werk doen
Stel dat ChatGPT je iedere week drie uur bespaart. Drie uur. Je kunt in die tijd natuurlijk nog meer mails beantwoorden, nog een verslag uitwerken en alvast wat afspraken voor volgende maand inplannen. Dan heb je aan het eind van de week lekker veel gedaan. Maar ben je ook verder gekomen?
Wat zou er gebeuren als je één van die uren gebruikt om de mailbox van je manager eens goed door te nemen? Niet om zijn mails af te handelen, maar om te zien waar hij mee bezig is. Welke onderwerpen komen steeds terug? Met wie heeft hij veel contact? Waar zitten problemen? Welke besluiten komen eraan? Dan kun je maandag ineens zeggen: “Ik zag dat dit onderwerp nu voor de derde keer terugkomt. Moeten we daar iets mee?”
Kijk. Dán heb je iets aan die tijdwinst.
Hoe wil je een sparringpartner worden als je niet weet wat er speelt?
Misschien heb je helemaal geen toegang tot de mailbox van je manager. Prima. Dan is er vast een andere manier om meer te weten te komen. Lees je de stukken die je manager krijgt eigenlijk zelf? Weet je wat er in het MT speelt? Ken je de doelen waar je manager verantwoordelijk voor is? Weet je waar hij zich op dit moment druk over maakt? Of regel je vooral zijn afspraken daarover?
Au.
Want zeggen dat je meer wilt meedenken is makkelijk. Maar waarover wil je meedenken als je niet weet wat er speelt? En hoe kom je daarachter als je iedere minuut van je dag blijft vullen met uitvoeren?
Wat als je die tijd eens in jezelf stopt?
Misschien wil je al een tijd beter worden in Excel. Of eindelijk eens goed leren wat AI nog meer voor je werk kan betekenen. Misschien loopt een proces iedere week onnodig ingewikkeld en weet jij dat het slimmer kan. Maar ja. “Daar heb ik geen tijd voor.”
Hoe vaak heb je dat al gezegd? En wat zeg je straks als AI je die tijd wél geeft? Dat je geen tijd hebt omdat je in die tijd extra mails bent gaan beantwoorden? Dat zou toch zonde zijn. Je hoeft die gewonnen tijd niet leeg te laten. Gebruik hem juist. Maar gebruik hem eens voor werk dat ervoor zorgt dat jij over een jaar iets anders doet dan vandaag.
Wil je sneller uitvoeren of eindelijk verder komen?
AI gaat je waarschijnlijk steeds meer uitvoerend werk uit handen nemen. En daar kun je bang voor zijn. Je kunt er ook iets mee doen. Als jij een taak die eerst een uur kostte straks in twintig minuten doet, heb je veertig minuten om waardevoller te worden in je rol. Niet door nóg harder te werken. Door beter te weten wat er speelt. Door vooruit te kijken. Door vragen te stellen. Door iets te leren. Door met een voorstel te komen voordat iemand jou vertelt wat je moet doen.
Je wilde toch die secretaresse zijn die meedenkt? Die sparringpartner? Die niet alleen uitvoert, maar ook ziet wat er nodig is? En misschien dacht je tot nu toe: ja, maar wanneer moet ik dat allemaal doen? Nou, daar heb je misschien straks je antwoord.
Als AI je tijd bespaart, kun je die natuurlijk weer vullen met meer van hetzelfde. Nog een mail. Nog een afspraak. Nog een klusje dat ook wel even kan. Of je gebruikt die tijd om eindelijk te gaan doen wat je al zo lang zegt dat je wilt: meer weten, meer vooruitkijken en meer meedenken.
Dus als ChatGPT je morgen een halfuur bespaart, wat ga jij dan doen? Toch maar even je mailbox wegwerken? 😉
Weet je dat dit precies een van de onderwerpen is waar we tijdens de 7-daagse De SuperSlimme Secretaresse mee aan de slag gaan? Niet alleen harder werken of nóg meer weten, maar je plek innemen, meedenken en meer invloed krijgen in je rol.