Ontspannen werken? Zet je Outlookmeldingen uit.

Tijdens mijn trainingen vraag ik vaak aan de secretaresses of zij hun meldingen van Outlook hebben aanstaan. Wat schetst mijn verbazing? Het merendeel heeft dit inderdaad. Op mijn vraag waarom, zeggen ze vaak dat ze dan weten wanneer er een belangrijk mailtje binnenkomt. En wat is dan een belangrijk mailtje, vraag ik dan. Als er bijvoorbeeld een afspraak gemaakt moet worden of een collega vraagt of je wat wilt doen of je krijgt antwoord op een van je mailtjes. Oké, en waarom moet je dat dan gelijk oppakken? Is dat zo belangrijk dat je waar je mee bezig was, uit je handen moet laten vallen? Eh, nee. Wat brengt het je dan dat je de meldingen aan hebt staan? Eh, eigenlijk niks. Precies. Of nee, het brengt je wel wat. Onrust, veel onrust. Ook al kijk je niet gelijk naar het mailtje, het zit toch ergens in je hoofd. Net als wanneer je een Whatsapp krijgt. Je kijkt niet en denkt toch, van wie zal het zijn en waar gaat het over.

Moet je elk mailtje direct behandelen?

Secretaresses hebben vaak het idee dat ze gelijk klaar moeten staan, dat ze elke mail gelijk af moeten handelen. Dat is toch mijn werk? Ja, dat klopt, het is je werk dat je wat met de mail doet. Maar wie zegt dat dat gelijk moet? Weet je hoeveel tijd het kost als je elke keer je laat afleiden door een mail? Hoelang het duurt voor je weer in je flow komt? Het duurt minstens een minuut voordat je weer gefocust aan het werk kunt gaan. En dan druk ik mij nog voorzichtig uit. Even een rekensommetje. Stel dat je 50 mails per dag binnenkrijgt, dan is dit bijna een uur aan focus- en tijdverlies per dag. Een uur!!! Daar kun je heel veel andere dingen mee doen.

Meer doen op een dag? Zet je meldingen uit

Dus zet je meldingen uit in Outlook. Je verricht daardoor meer werk en het is ook meer ontspannen voor je brein. En wil iemand dat je gelijk iets voor hem of haar doet? Laat deze je dan bellen. Je kunt niet verwachten dat iemand 24 uur naar zijn mail kijkt of er een ‘spoedje’ binnenkomt.

Zet jij je meldingen uit? Laat mij weten wat dit je oplevert. Ik ben heel benieuwd.

En zo zet je je meldingen uit:

• Bestand
• Opties
• E-mail
• Ontvangst van bericht