“Wil je de notulen nog even aanpassen?” Dat lijkt een simpele vraag. Tot je voor de zoveelste keer voorzitter, financiële en dezelfde standaardzinnen zit te typen. Van de week moest ik daar weer aan denken. Hoeveel woorden typen we iedere dag opnieuw? Best veel. En vaak precies dezelfde. Gelukkig hebben Outlook en Word daar een handige oplossing voor.
Autocorrectie is veel meer dan spelling verbeteren
Als ik het over de autocorrectiefunctie heb, denken veel mensen meteen aan spelling. Maar dat is eigenlijk maar een klein onderdeel. Je kunt de functie namelijk ook gebruiken om afkortingen automatisch om te zetten in complete woorden of zelfs hele zinnen. En dat scheelt verrassend veel tijd.
Typ drie letters en Word of Outlook doet de rest
Stel dat je tijdens een vergadering notuleert. In plaats van steeds voorzitter te typen, maak je van vz automatisch voorzitter. Of je laat mov veranderen in: “Mocht u nog vragen hebben, dan…” Dat is vooral handig als je vaak dezelfde zinnen gebruikt in e-mails of brieven.
Ik ben gek op dit soort kleine trucjes. Ze lijken onbelangrijk, maar aan het einde van de dag heb je ongemerkt behoorlijk wat tijd bespaard.
Ook ideaal voor woorden die je steeds verkeerd typt
Iedereen heeft wel zo’n woord. Bij het notuleren voor de horeca kwam vaak het woord winterterrassen voor. Zelfs nu ik het weer typ, typ ik winter dus met 2 t’s. Slaat natuurlijk nergens op, dus ik heb het woord onder wt in mijn autocorrectie gezet. En ook woorden met accenten zijn heel handig om erin te zetten. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat:
- financiele automatisch financiële wordt
- vna automatisch van wordt
Vanaf dat moment hoef je daar niet meer over na te denken en scheelt het je elke keer dit woord te verbeteren. Office doet het werk voor je. Hoe handig is dat.
Let op
Er is wel iets waar je op moet letten. Gebruik geen afkortingen die al gewone woorden zijn. Maak je bijvoorbeeld van en het woord engel, dan krijg je voortaan overal waar je en typt… engel. Dat leest toch nét iets anders :).
Zo stel je de autocorrectiefunctie in
In Word ga je naar:
- Bestand
- Opties
- Controle
- Autocorrectieopties
Bij Vervang vul je de afkorting in. Bij Door zet je het woord of de zin die daarvoor in de plaats moet komen. Klik op OK en je bent klaar.
Kijk meteen ook even naar de lijst. Er staan standaard al veel handige autocorrecties in.
En hoe zit dat in Outlook?
Ook in Outlook kun je dezelfde functie gebruiken.
Ga naar:
- Bestand
- Opties
- Spelling en Autocorrecties
Daar vind je dezelfde instellingen. Zo gebruik je jouw afkortingen niet alleen in Word, maar ook in je e-mails.
Kleine tips maken een groot verschil
Ik merk vaak dat secretaresses op zoek zijn naar grote oplossingen.
Een nieuwe app.
Een AI-tool.
Een nieuw systeem.
Maar soms zit de winst juist in iets heel kleins. Een handige instelling. Een slimme sneltoets. Of een functie waarvan je denkt: Waarom wist ik dit niet eerder?
Nog meer van dit soort slimme tips?
Deze tip is er één van de vele die ik tijdens mijn trainingen deel.
In de 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse leer je slimmer werken met onder andere Word, Outlook en OneNote. Maar we kijken ook naar hoe je met meer rust, overzicht en zelfvertrouwen je werk kunt doen. Want slimmer werken gaat niet alleen over techniek. Het gaat er vooral om dat je het jezelf makkelijker maakt.
Ik ben benieuwd. Gebruik jij de autocorrectiefunctie al? Of heb jij misschien een andere tip waar je echt niet meer zonder kunt?