Luister jij eigenlijk wel?
Of ben je ondertussen alweer bezig met het antwoord? Ik betrap mezelf er ook weleens op. Iemand vertelt iets. Ik knik op de juiste momenten. Ondertussen denk ik al aan dat mailtje dat ik nog moet versturen, de vergadering van straks of de agenda die nog aangepast moet worden.
Ik heb de ander wel gehoord. Maar heb ik ook echt geluisterd? Actief luisteren is namelijk iets anders dan alleen horen wat iemand zegt.
Altijd een stap vooruit
Je manager komt binnen en legt iets uit. Terwijl hij nog aan het praten is, ben jij in gedachten al bezig met de uitvoering. Logisch ook. Als secretaresse ben je gewend vooruit te denken. Je wilt regelen, oplossen en zorgen dat alles soepel verloopt. Alleen zit daar ook een valkuil. Soms ben je zo druk met wat er straks moet gebeuren, dat je mist wat iemand nu eigenlijk zegt.
Wat is actief luisteren eigenlijk?
Actief luisteren betekent niet dat je stil bent terwijl de ander praat. Het betekent dat je echt probeert te begrijpen wat de ander bedoelt. Dat klinkt heel logisch. En toch gaat het daar vaak mis. Want hoe vaak stel je nog een extra vraag? “Hoe bedoel je dat precies?” “Vertel eens.” “Wat maakte dat zo belangrijk?” Juist door nieuwsgierig te zijn, krijg je vaak informatie die je anders nooit had gehoord.
Een simpele techniek die veel oplevert
Er is nog iets wat verrassend goed werkt. Vat samen wat de ander heeft verteld. “Als ik je goed begrijp, bedoel je…” Misschien voelt dat in het begin een beetje ongemakkelijk. Toch voorkomt het veel misverstanden. En de ander merkt meteen dat je echt hebt geluisterd.
Kijk niet alleen met je oren
Luisteren doe je niet alleen met je oren. Kijk ook naar iemands lichaamstaal. Twijfelt iemand? Is iemand enthousiast? Of zegt iemand dat alles goed gaat, terwijl je aan alles ziet dat dit niet zo is? Juist die signalen helpen je om beter aan te voelen wat iemand nodig heeft.
Waarom dit zo belangrijk is
Veel secretaresses denken dat hun toegevoegde waarde zit in alles wat ze doen. Ik denk dat die ook zit in hoe je contact maakt. Door goed te luisteren krijg je betere informatie. Je voorkomt misverstanden. En mensen voelen zich serieus genomen. Dat is precies wat een goede sparringpartner doet.
Tot slot
Een goed gesprek begint niet met de juiste woorden. Het begint met oprechte aandacht. En eerlijk… daar kunnen we volgens mij allemaal nog weleens in groeien. Ik in ieder geval wel.
Hoe is dat bij jou? Luister jij vooral om te begrijpen, of ben je stiekem al bezig met je antwoord?
Weet je dat Communicatie een onderdeel is van de 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse? (gegeven in drie maanden) En dat je in deze cursus zowel aan je persoonlijke ontwikkeling als aan je vaardigheden werkt? Een unieke cursus dus en je kans om bij te blijven in je vakgebied.