Elke dag weer ontvangen we veel e-mails. Soms zie je door de bomen het bos niet meer oftewel door de vele mails is het lastig te onderscheiden welke mails belangrijk zijn en niet. Mails waarbij jij in de cc staat zijn alleen ter informatie, dus die hebben de minste prioriteit. Toch lezen we eerst alle mails door om te bepalen welke mail we als eerste gaan behandelen. Efficiënt? Nee niet echt. Dit kost enorm veel tijd.
Er zijn een aantal manieren om je cc-mails op een andere manier binnen te laten komen dan je mails waarin jij in Aan staat. Een daarvan is om je cc-mail in een andere map terecht te laten komen. Ik weet niet hoe dit bij jou werkt, maar bij mij werken mappen niet. Ik vergeet domweg dat er een map is die ik moet lezen :), dus lees ik die mail niet. Wat voor mij wel goed werkt, is om je cc-mail in een andere kleur te laten binnenkomen. Je ziet in één oogopslag dat je in deze mail in de cc staat en dat je hier dus geen prioriteit aan hoeft te geven.
Hoe laat je nu een cc-mail in een andere kleur binnenkomen:
- Ga naar beeld en kies Weergave instellingen
- Kies Voorwaardelijke opmaak en kies Toevoegen
- Geef de regel een naam “cc-mail” en klik op Lettertype. Kies een opvallende kleur en dan OK
- Klik op Voorwaarde
- Zet een vinkje bij Ik ben en kies in dropdown Een van meerdere personen in cc en klik op OK
Ik vind het superhandig, jij ook?
Wil je meer weten over Outlook? In de zesdaagse cursus De SuperSlimme Secretaresse gaan we hier dieper op in.
Gerelateerde blogs:
Hoeveel schrijfblokken gebruik jij per week?
Slimmer zoeken in Google Chrome.