Proactief werken als secretaresse: blijf altijd een stap voor.
Wanneer heb jij voor het laatst gedacht: dit had ik al geregeld voordat iemand erom vroeg? Precies dát is de kracht van proactief werken.
Het kantoor voelt soms als een achtbaan van vergaderingen, telefoontjes en vragen die overal vandaan komen. Maar stel dat jij degene bent die net iets eerder de bocht neemt. Hoe pak je dat aan?
Wat is proactief werken eigenlijk?
Proactief werken betekent niet dat je overal bovenop moet springen of de eerste moet zijn die iets roept. Het gaat om:
- vooruitdenken
- signaleren wat eraan komt
- actie nemen voordat er een probleem ontstaat
Zie je dat er een belangrijk project start? Zorg dat de agenda’s al geblokt zijn, dat de juiste informatie klaarstaat of dat je alvast nadenkt over mogelijke valkuilen.
Tips die je meteen kunt toepassen
1. Werk met een vooruitblik
Plan aan het einde van de dag vijf minuten om te kijken wat er morgen en volgende week speelt. Welke vergaderingen komen eraan? Welke stukken moeten nog af? Zo kun je tijdig schakelen.
2. Stel de vraag vóórdat iemand hem stelt
Zie je dat je manager volgende week een presentatie moet geven? Vraag nu al: wil je dat ik de sheets voorbereid of het overleg inplan? Grote kans dat ze je dankbaar zijn dat jij het al gezien had.
3. Denk in scenario’s
Wat als de printer uitvalt net voor die grote vergadering? Of wat als een spreker te laat is? Door alvast alternatieven te bedenken, sta jij nooit met lege handen.
4. Signaleer patronen
Merk je dat elke maand dezelfde deadline chaos geeft? Breng het ter sprake en stel een nieuw proces voor. Zo laat je zien dat je meedenkt én problemen oplost.
5. Durf ideeën te delen
Ook als ze nog niet helemaal perfect zijn. Je laat ermee zien dat je betrokken bent en vooruit wilt denken. Vaak worden ideeën samen nog beter gemaakt.
6. Zet reminders slim in
Gebruik Outlook, Teams of een ander systeem om belangrijke acties niet te vergeten. Niet alleen voor jezelf, maar ook om anderen op tijd te herinneren.
7. Investeer in relaties
Een proactieve secretaresse weet wie waar verstand van heeft. Bouw je netwerk op binnen het bedrijf, zodat je snel kunt schakelen als er iets geregeld moet worden.
Wat levert proactief werken op?
Door proactief te werken, word jij gezien als de collega die altijd een stap voor is. Je voorkomt stressmomenten, je laat zien dat je meedenkt en je bouwt aan je eigen profiel als vooruitdenkende professional.
En misschien nog wel belangrijker: je hebt zelf meer grip op je werkdag.
In de 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse gaan we hier dieper op in. Wil je meer leren over proactief zijn? Kijk dan eens naar deze cursus.