Een kei in Outlook of een secretaresse die de regie neemt. Wie zou jij aannemen?

Stel, je bent manager en je zoekt een nieuwe secretaresse. Je hebt twee kandidaten.

De eerste is een kei in Outlook. Ze kent alle handige functies, organiseert je mailbox perfect en kan razendsnel afspraken plannen. Ook in Word weet ze precies wat ze doet. Heerlijk, iemand die dat allemaal beheerst.

De tweede is ook handig met programma’s, maar heeft daarnaast nog iets anders te bieden. Ze denkt vooruit, ziet problemen aankomen, neemt initiatief en durft je tegen te spreken als ze denkt dat iets beter kan.

Wie zou jij aannemen?

Ik zou het wel weten.

En dan is Outlook het leukste onderdeel?

Laatst gaf ik de training De Slimme Secretaresse. Een volle dag waarin we het hadden over de veranderende rol van de secretaresse, proactief werken, assertiviteit, feedback geven en jezelf profileren. Ook Nederlands, Word en Outlook kwamen nog even aan bod.

Na afloop kreeg ik een reactie van een deelneemster.

“Ik had eigenlijk veel meer over Word en Outlook willen weten. Dat vond ik het leukste onderdeel van de dag.”

Huh?

We hebben het de hele dag gehad over hoe je sterker kunt worden in je rol. Hoe je meer invloed krijgt, jezelf zichtbaar maakt en niet langer overal automatisch ja op zegt. En dan is Outlook het leukste onderdeel? Heb ik iets niet goed verwoord? We hebben het net nog gehad over de toekomst van het secretaressevak.

En begrijp me goed. Ik vind het hartstikke goed als secretaresses zich verdiepen in Outlook, Word en andere programma’s. Sterker nog, ik zou het iedereen aanraden. Er zitten zoveel handige functies in waarvan je vaak niet eens weet dat ze bestaan.

Bovendien snap ik heel goed waarom dit soort onderwerpen populair zijn. Je leert iets nieuws, probeert het uit en ziet meteen resultaat. Lekker praktisch.

Maar toch bleef die opmerking bij me hangen.

Wat heeft een manager eigenlijk nodig?

Stel, je manager heeft een overvolle agenda. Er kan werkelijk geen afspraak meer bij. En dan komt hij met de vraag of je donderdagmiddag toch nog even een overleg kunt inplannen.

Een secretaresse die heel handig is met Outlook vindt misschien binnen een paar minuten een oplossing. Ze schuift wat afspraken, belt een paar mensen en voilà, het overleg staat erin. Knap geregeld.

Maar wat als die secretaresse eerst vraagt: “Is dit overleg echt nodig? En moet het deze week? Want er staan al drie andere belangrijke afspraken.” Of als ze zegt: “Volgens mij moeten we eens kritisch naar je agenda kijken, want zo houden we dit niet vol.”

Welke secretaresse heeft volgens jou meer waarde voor die manager? Die eerste heeft zijn probleem opgelost. Voor vandaag. Die tweede probeert te voorkomen dat hij morgen weer met hetzelfde probleem zit.

En daar zou ik als manager toch wel heel blij van worden.

Wil een manager eigenlijk wel tegengesproken worden?

Nou, dat is natuurlijk ook nog een interessante vraag.

Want we kunnen wel vinden dat secretaresses meer initiatief moeten nemen en kritischer moeten meedenken, maar dan moet een manager daar ook voor openstaan.

Als je als secretaresse zegt: “Volgens mij is dit niet zo handig” en je manager reageert met: “Doe nou maar gewoon wat ik vraag”, dan wordt het lastig.

Toch?

Maar ik denk dat veel managers juist blij zijn met iemand die verder kijkt dan de opdracht die ze krijgt. Iemand die niet overal automatisch ja op zegt, maar ook vragen stelt. Niet om dwars te liggen. Daar zit niemand op te wachten. Maar omdat ze ziet dat iets beter, slimmer of efficiënter kan.

En eerlijk is eerlijk, een manager heeft zelf ook niet altijd het overzicht. Hij kan niet alles zien en overal aan denken. Daarom heeft hij toch juist een secretaresse?

De secretaresse die alles oplost

Tijdens mijn trainingen hebben we het regelmatig over de positie van de secretaresse. Vaak zit zij aan het einde van de keten. Alles wat onderweg niet goed is gegaan, komt uiteindelijk op haar bordje terecht.

Een collega levert te laat stukken aan. Een manager vergeet een afspraak. Iemand heeft niet goed gecommuniceerd. En wie mag het oplossen? Precies. En dat doen secretaresses vaak ook nog met alle liefde.

Ze schuiven wat in agenda’s, bellen een paar mensen, passen documenten aan en zorgen dat alles uiteindelijk toch weer goedkomt. Want regelen, daar zijn ze goed in.

Maar stel dat die secretaresse eens zegt: “Dit is nu de derde keer dat de stukken te laat worden aangeleverd. Zullen we eens kijken hoe we dat kunnen voorkomen?” Dan heeft haar manager daar volgens mij veel meer aan dan wanneer ze voor de derde keer alles op het laatste moment oplost. Al is dat laatste natuurlijk wel lekker makkelijk voor hem.

Waarom is een nieuwe Outlookfunctie leren zoveel aantrekkelijker?

Ik snap het ergens wel. Een nieuwe functie in Outlook leren is overzichtelijk. Je oefent een paar keer en je kunt het. Maar tegen je manager zeggen dat je het niet eens bent met zijn beslissing? Dat is andere koek.

Want wat als hij geïrriteerd reageert? Wat als hij vindt dat je je met dingen bemoeit die niet jouw verantwoordelijkheid zijn? Of als hij je lastig vindt? Dan is het een stuk veiliger om gewoon te doen wat er gevraagd wordt. En dat zie ik tijdens trainingen regelmatig terug.

Secretaresses die ontzettend veel kunnen, prima ideeën hebben, maar ze niet uitspreken. Die zich ergeren aan de hoeveelheid werk die steeds bij hen terechtkomt, maar ondertussen overal ja op blijven zeggen. En dan maar hopen dat hun manager vanzelf ziet hoe hard ze werken. Tja.

Welke secretaresse wil jij zijn?

Natuurlijk heeft een manager iemand nodig die haar vak beheerst. Die goed kan plannen, organiseren, communiceren en handig is met de programma’s waarmee ze werkt. Maar volgens mij mag je van een goede secretaresse tegenwoordig meer verwachten.

Dat ze vooruitdenkt. Dat ze zelf beslissingen neemt. Dat ze kritisch durft te zijn. En dat ze niet alleen kijkt naar wat haar manager vraagt, maar ook naar wat hij werkelijk nodig heeft. En daarvoor moet je soms ook naar jezelf kijken.

Waarom zeg je eigenlijk altijd ja? Waarom vind je het lastig om je mening te geven? Waarom laat je alles uit je handen vallen als je manager iets vraagt? Dat soort vragen zijn misschien wat minder leuk dan ontdekken hoe je met drie muisklikken iets in Outlook kunt regelen. Maar ze kunnen je wel een heel stuk verder brengen.

En dat is ook waar we tijdens mijn 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse mee aan de slag gaan. Niet alleen slimmer werken, maar ook steviger in je rol staan en meer invloed krijgen.

Dus blijf vooral nieuwe dingen leren in Outlook, Word en AI. Graag zelfs.

Maar als je wilt groeien in je vak, zul je toch echt verder moeten kijken dan de knoppen in Word en Outlook.