E-mailmeldingen instellen voor specifieke afzenders: zo krijg je minder afleiding, maar mis je geen belangrijke mails
Ben jij ook iemand die bang is om belangrijke e-mails te missen? Heb je daarom al je e-mailmeldingen nog aanstaan? Geluiden, een klein envelopje in de hoek van je scherm, zodat je direct kunt reageren op elke binnenkomende e-mail? Dit kan je workflow behoorlijk verstoren. In mijn blog ‘Ontspannen werken? Zet je e-mailmeldingen uit’ bespreek ik hoe je efficiënter kunt werken door je meldingen uit te schakelen.
Meer focus door e-mailmeldingen uit te zetten
Het is eenvoudig: als je meer gedaan wilt krijgen op een dag, zet dan je e-mailmeldingen uit. Je hoeft niet elk bericht direct te behandelen. Sterker nog, die mail kan vaak gerust een tijdje blijven liggen (en ja, dat kun je ruim interpreteren!). Dit zorgt ervoor dat je meer ontspannen werkt en je brein zal je er dankbaar voor zijn.
Maar wat als je geen belangrijke e-mails wilt missen?
Ja, ik hoor je nu denken: “Maar wat als er een e-mail van mijn manager binnenkomt? Die moet ik toch meteen behandelen?” Mijn eerste gedachte is dan: moet dat echt? Verwacht je manager direct een antwoord of is dat jouw eigen verwachting? Maar stel dat het écht nodig is om direct te reageren op bepaalde e-mails, bijvoorbeeld van je manager of over een belangrijk project, dan is er een slimme manier om dat voor elkaar te krijgen.
E-mailmeldingen instellen voor specifieke afzenders
Je kunt namelijk een regel instellen die ervoor zorgt dat je toch een melding krijgt van die belangrijke afzender, terwijl je de rest van je e-mailmeldingen uit hebt staan. Dit is hoe je dat doet:
- Klik met de rechtermuisknop op een e-mail van de betreffende persoon.
- Ga naar Regels (onder het tabblad ‘Start’) en klik op Regel maken.
- Vink Van [afzender] aan.
- Kies Weergeven in het venster Nieuwe Itemwaarschuwingen of selecteer een geluid om af te spelen.
Met deze instelling krijg je alleen een melding als er een e-mail van deze specifieke persoon binnenkomt. Handig, toch?
Geavanceerde opties: Meldingen instellen op basis van onderwerp of tekst
Wil je nog meer controle over je e-mailmeldingen? Dan kun je ook geavanceerdere regels instellen:
- Ga naar het tabblad Start en kies Regels.
- Klik op Regels en Waarschuwingen beheren.
- Kies Nieuwe regel.
- Selecteer de optie Weergeven in het venster Nieuwe Itemwaarschuwingen.
- Klik in stap 2 op de blauwe onderstreepte links om de afzender of een specifiek onderwerp te kiezen.
- Klik vervolgens op Volgende, kies voor Een waarschuwing op het bureaublad weergeven en klik op Voltooien.
Met deze geavanceerde regel kun je behalve meldingen instellen voor e-mails van een specifieke afzender, ook e-mails met bepaalde woorden in het onderwerp instellen, zoals “Marketing”. Zo krijg je alleen meldingen voor écht belangrijke e-mails, zonder dat je inbox je de hele dag afleidt.
Samenvatting: Werk efficiënter en ontspan meer
Ben je klaar met het steeds opspringen bij elke e-mail en wil je een relaxter werkleven? Dan is het tijd om je e-mailmeldingen uit te zetten. En als je toch meldingen wilt blijven ontvangen van belangrijke afzenders of onderwerpen, kun je e-mailmeldingen instellen voor specifieke afzenders. Zo krijg je het beste van twee werelden: minder afleiding en toch geen belangrijke e-mails missen.
Succes met het creëren van meer focus en rust in je werkdag!
Weet je dat Outlook een onderdeel is van de 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse? (gegeven in drie maanden) Je volgt 14 modules van een dagdeel. Zo krijg je nog veel meer tips. Een unieke cursus, omdat je werkt aan zowel je persoonlijke ontwikkeling als aan je vaardigheden. Zo blijf je bij in je vakgebied.